CapexWeb Tips en Truuks

Digitaal ondertekenen.

Thu, 09 Apr 2009 14:30:00 GMT

Verhoog de veiligheid, betrouwbaarheid en doorloopsnelheid van dossiergoedkeuring. Digitaal ondertekenen met de Authenticard. Veilig en snel.

Property Management

Fri, 10 Apr 2009 07:45:00 GMT

U kunt in CapExWeb zelf eigenschappen definiëren. Maak CapExWeb waarlijk UW systeem.

Financieel model

Mon, 13 Apr 2009 08:00:00 GMT

Het CapExWeb Financieel model.

Een tevreden klant

Tue, 14 Apr 2009 07:22:00 GMT

Lees het verhaal van een tevreden klant. CapEx is bij Accor Nederland sinds 2004 operationeel.

CapEx Web in aktie

Tue, 14 Apr 2009 07:50:00 GMT

een demonstratie van CapEx Web in Aktie.

Het handtekeningformulier.

Tue, 09 Feb 2010 11:00:00 GMT

Het handtekeningformulier kan worden gebruikt om eenmalig en op een gestandaardiseerde wijze een geschreven handtekening in uw administratie op te nemen. Wanneer u de ondertekenaar binnen het daarvoor bestemde vak een geschreven handtekening laat zetten kunt u deze gebruiken in CapEx Web Second Edition. Scan het formulier daarvoor in op een resolutie van maximaal 200 DPI. Selecteer indien het om een kleine handtekening gaat alleen het vak met de handtekening zelf. Sla deze scan op als JPG bestand. Dit bestand zal dan ongeveer 600 pixels breed zijn en 300 pixels hoog. Dit formaat levert een optimaal resultaat op de formulieren in CapEx Web. Door de handtekeningen op deze wijze te vergaren en in het systeem te plaatsen zult u, in combinatie met de kenmerken die tijdens ondertekening worden opgeslagen, gevrijwaard zijn van twijfel of discussie over de geldigheid van de ondertekening.

LET OP: Maak de kaarthouder duidelijk dat de handtekening zal worden gebruikt bij ondertekening met zijn of haar Authenticard.

U kunt het formulier downloaden in de download sectie van MayaBase Customer Care.

Notes toevoegen en bekijken.

Tue, 09 Feb 2010 11:00:00 GMT

U kunt informatie die niet in een project thuis hoort of kan worden ondergebracht bijhouden in de de vorm van notities.

U voegt een notitie toe door in het linkermenu onder My Notes te klikken op New Note.
In het scherm dat nu verschijnt kunt u een titel intypen en de inhoud van uw notitie.
Klik op de titel om de notitie te bekijken, klik op de ... om de notitie te bewerken en op X om de notitie te verwijderen.

De Workflow en projecten.

Tue, 09 Feb 2010 11:00:00 GMT

CapEx Web Second Edition beschikt over een WorkFlow module. In deze module worden projecten weergegeven met alle in dit project opgenomen investeringsaanvragen, Unforeseen budgetten en toegekende orders. U kunt hier alle taken, rapporten en exports benaderen voor de onderdelen van het project.

Views.

Tue, 09 Feb 2010 11:00:00 GMT

Capex Web Second Edition bevat diverse overzichten op project-, site-, request-, order- en invoice-niveau.
Welke overzichten opgevraagd kunnen worden is afhankelijk van de rechten van de gebruiker en de gekozen site(s).

Rechten. Wie, waarom en wanneer.

Thu, 06 Aug 2009 11:45:00 GMT

De rechtenstructuur is opgebouwd rond een twintigtal toe te kennen rechten. Deze rechten worden voor u gegroepeerd in functienamen die binnen uw organisatie te maken zullen krijgen met CapEx Web Second Edition. Neem contact op met uw MayaBase contactpersoon om deze rechten naar wens in te stellen.

Rapporten.

Tue, 09 Feb 2010 11:00:00 GMT

Capex Web Second Edition bevat diverse mogelijkheden tot rapporteren. Elk onderdeel in de structuur heeft zijn eigen rapportage.
De rapportagemogelijkheden zijn dan ook afhankelijk van het gekozen onderdeel.
Het gekozen rapport wordt als pdf-bestand per email verstuurd.

Exporteren en Excel.

Tue, 09 Feb 2010 11:00:00 GMT

CapEx Web geeft u de mogelijkheid om gegevens naar Excel te exporteren. Deze exports kunt u gebruiken voor opslag, documentatie of verderverwerking. Wijzigingen die u in deze excel-documenten aanbrengt zullen NIET in het systeem verwerkt zijn of worden. Verder bevatten deze exports geen formules. Alle bedragen, waarden en eventuele totalen worden door CapEx Web berekend en weergegeven. Mocht u specifieke exports wensen ten behoeve van bijvoorbeeld import in boekhoudprogramma's dient u contact op te nemen met de afdeling verkoop van MayaBase BV.

Accept of Reject. Wat gebeurt wanneer?

Thu, 06 Aug 2009 11:45:00 GMT

Indien een ondertekenaar een item zijn of haar goedkeuring geeft zal de volgende ondertekenaar in de lijst worden gevraagd te onderteken. Zodra de laatste ondertekenaar zijn of haar goedkeuring heeft gegeven zal de het item de status ontvangen waarvoor de tekenlijn bedoeld is. Indien een ondertekenaar een item afwijst zal dit item de voorgaande status ontvangen. De beheerder zal hier een melding van ontvangen. Deze beheerder kan dan in overleg treden met de ondertekenaar die het item heeft afgewezen. De reden van de afwijzing kan dan worden bepaald en het item aangepast of worden verwijderd.

Ondertekenen. Wat heb ik nodig?

Mon, 23 Nov 2009 20:52:00 GMT

Om digitaal te kunnen onderteken heeft u minimaal een MayaBase Authenticard nodig U kunt deze aanvragen door middel van een serviceticket in MayaBase Customer Care of door contact op te nemen met de afdeling Sales. Indien u een afbeelding van een getekende handtekening op formulieren wenst te zien dien u deze in gebruikersbeheer te uploaden.

Documenten toevoegen.

Tue, 09 Feb 2010 11:00:00 GMT

Voor veel organisaties zal naast de administratieve zekerheid die CapeEx Web biedt het Digitale Dossier het grootste voordeel bieden. U kunt aan bestanden koppelen aan Investeringsaanvragen en orders. Deze documenten zullen niet op de normale wijze worden opgeslagen waardoor diefstal of ongeoorloofde inzage onmogelijk is. De bestanden bevinden zich in gecodeerde vorm in het databasesysteem.

U kunt documenten toevoegen door middel van de optie Manage Documents. U kunt deze opties ook gebruiken om reeds eerder geplaatste documenten in te zien.

LET OP: Indien een aanvraag of order zich in een tekenactie bevindt kunt u geen documenten toevoegen totdat de tekenlijn is voltooid. Deze beperking zorgt ervoor dan elke ondertekenaar over dezelfde informatie beschikt op het moment dat hij of zij de beslissing neemt om al dan niet te ondertekenen.

SignEvents. Ondertekenen ja of nee?

Tue, 09 Feb 2010 10:30:00 GMT

CapEx Web Second Edition biedt u de mogelijkheid om signevents te gebruiken door ondertekenaars aan deze events toe te kennen. Dit geeft u de mogelijkheid om de verantwoordelijke medewerkers verantwoordelijk te laten zijn op het moment dat dit wordt gevraagd. U bepaalt echter volledig zelf of en zo ja waar en hoe u medewerkers laat onderteken.

Indien u alle signingevents leeg wenst te laten is dat een volledig legitieme keuze. U maakt in dat geval één enkele tekenlijn aan, merkt deze aan als standaard tekenlijn en laat alle SignEvents leeg. U kunt nu gebruik maken van alle administratieve voordelen van CapEx Web zonder ondertekening.

Kiest u wél voor ondertekening kunt u medewerkers meerdere malen in een tekenlijn (maximaal één keer per event) opnemen. U kunt per medewerker of functie per event een minimaal en maximaal bedrag voor ondertekening invullen.

Order. De bestelling wordt geplaatst.

Thu, 06 Aug 2009 11:45:00 GMT

Door een investeringsaanvraag de status Ordered te geven wordt er automatisch een orderformulier aangemaakt. Er kan worden gekozen om dit formulier automatisch of handmatig aan de leverancier of uitvoerende te doen toekomen. Indien men dit automatisch wenst te doen zal de leverancier door middel van de optie Suppliers in het tabblad Settings over een emailadres moeten beschikken. Het orderformulier wordt automatisch aan het digitaal dossier toegevoegd.

Invoice. De facturen komen binnen.

Thu, 09 Jun 2011 06:00:00 GMT

Zodra u een factuur heeft ontvangen dient u deze in de betreffende aanvraag te registreren. U doet dit door middel van de optie Add an Invoice. Hier kunt u factuurnummer, bedrag en een eventuele omschrijving invullen.

Indien de factuur in digitale vorm beschikbaar is kunt u deze ook als document aan het digitale dossier toevoegen via de optie Manage documents. Indien u zeker weet dat de ontvangen factuur de laatste is voor de betreffende order kunt u dit aangeven.

Complete. De opdracht is voltooid.

Tue, 09 Feb 2010 10:30:00 GMT

Zodra u alle facturen voor een order heeft ontvangen dient u deze order aan te merken als Completed.

Is er echter meer gefactureerd dan het orderbedrag, dan kan deze niet op Completed worden gezet en dient er eerst uit een beschikbare bron (Unforeseen of investmentproject) geld te worden toegevoegd om totaal gefactureerd en orderbedrag gelijk te krijgen.

Wanneer een order Completed wordt, dan wordt het eventuele restbedrag teruggegeven aan de unforeseen of investmentproject aanvraag of aanvragen waaruit deze een bedrag had ontvangen. Het systeem is zo ingesteld dat de laatste aanvraag waaruit een bedrag was ontvangen als eerste een restbedrag terugkrijgt, met als maximum het bedrag dat ook daadwerkelijk hieruit was gegeven.
Blijft er vervolgens nog een restbedrag over gaat dit naar de op een na laatste aanvraag waaruit was ontvangen, ect.

Is er geen bron waaruit de investeringsaanvraag een bedrag had ontvangen, dan wordt het eventuele restbedrag uit het systeem gehaald.

Commit. Het bedrag wordt toegekend aan de aanvrager.

Tue, 09 Feb 2010 10:15:00 GMT

De optie Commit steld de budgetbeheerder in staat om de bedragen aan de aanvrager ter beschikking te stellen. Zodra dit is gedaan kan de volgende stap, het verstrekken van de order plaatsvinden.

Validate. Een eerste centrale beoordeling.

Tue, 09 Feb 2010 10:15:00 GMT

De betreffende afdeling op het hoofdkantoor waar de voor hun van toepassing zijnde aanvragen moeten worden beoordeeld kunnen alle velden in de aanvraag wijzigen, aanvragen toevoegen, een budgetnaam toevoegen, indien noodzakelijk een destination koppelen en de activeringsmethode aangeven (bedrijf, afdeling of hoofdkantoor). Men kan ook zelf nieuwe regels aan het budget toevoegen. Een voltooide budgetaanvraag kan door middel van een signline met een automatisch bijgesloten budgetoverzicht worden geaccordeerd.

Assign. De financier accordeert de aanvraag.

Tue, 09 Feb 2010 10:15:00 GMT

Het hoofdkantoor kan een automatische consolidatie van de aangevraagde budgetten aan het hoofdkantoor voorleggen. Hiervoor dient een signator te worden gebruikt die het recht heeft om de toekenning van aangevraagde bedragen te accorderen. Dit kan de daadwerkelijk verantwoordelijke zijn of de regionaal verantwoordelijke.

Zodra dit accorderingsproces is voltooid zullen de aanvragen gereed staan ter activering. Het systeem zal de leveranciersbudgetten en leveranciersbudget-afdelingen automatisch aanmaken aan de hand van de toegekende bedragen.

Prepare. Een voorbereidende investeringsaanvraag.

Tue, 09 Feb 2010 10:30:00 GMT

U kunt investeringsaanvragen voor het huidige jaar of voor komende jaren voorbereiden. Afhankelijk van de aan uw account toegekende rechten kunt u een aantal variabelen toekennen. U kiest hiervoor eerst het gewenste jaar waarvoor de aanvraag geldt. Indien u over meerdere afdelingen, bedrijven of filialen beschikt dient u dit ook te selecteren.

In het tabblad Tasks kiest u uit de opties "Prepare Investmentrequests", "Prepare Investmentproject" en "Prepare Unforeseen Request" welk type investeringsaanvraag u wilt voorbereiden. (Meer uitleg over de 3 types investeringsaanvragen zie hoofdstuk 8)

Ook is het mogelijk om investeringsaanvragen te maken uit Investmentprojects en Unforeseen Requests. Meer hierover zie Hoofdstuk 11 bij "De opties bij een status- en searchresult-lijst"

Stap 1 in een nieuw budgetjaar. Maak de budgetten aan.

Tue, 09 Feb 2010 11:00:00 GMT

De eerste stap voor het inrichten van een nieuw budgetjaar is het aanmaken van budgetten. De budgetten gelden steeds voor één kalenderjaar. Koppel de budgetten aan budgetsuppliers en eventueel aan een budgetdepartment (de beheerafdeling van het budget). U kunt hier geen bedrag aan het budget toekennen. Het budget wordt gevuld door Investeringsaanvragen te preparen, valideren en toe te kennen. Gebruikers die over het recht beschikken om Unforeseen bedragen aan te vragen kunnen het budget op deze wijze vullen met nog niet nader bepaalde bedragen. Deze unforeseen bedragen kunnen dan later worden gebruikt om niet van te voren bepaalde investeringsaanvragen te financieren.

Gebruikersbeheer.

Tue, 09 Feb 2010 11:00:00 GMT

In het tabblad Settings kunt u gebruikers aanmaken voor uw systeem. De rechtenstructuur is of zal in overleg met uw financieel manager of systeembeheerder worden opgesteld. Afhankelijk hiervan beschikt u over een lijst met rechten die u kunt selecteren. Vul de naam, het emailadres en het authenticardnummer in.

Budgetsuppliers.

Tue, 09 Feb 2010 11:00:00 GMT

Budgetsuppliers zijn die instanties of afdelingen binnen of buiten uw organisatie die aanvragen financieren. U kunt zelf budgetsuppliers aanmaken. U kunt de budgetsuppliers aanpassen en toevoegen in het tabblad Settings.

Budgetbeherende afdelingen.

Tue, 09 Feb 2010 11:00:00 GMT

Budgetgetbeherende afdelingen zijn normaal gesproken die afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de centrale administratieve handelingen met betrekking tot de afhandeling van investeringen. U kunt deze afdelingen aanmaken in het tabblad settings.

De authenticard aan gebruikers toekennen.

Tue, 09 Feb 2010 11:00:00 GMT

Elke gebruiker van CapEx Web Second Edition die kan of zal worden gevraagd te ondertekenen zal over een MayaBase Authenticard moeten beschikken. Op de voorkant van de kaart staat een kaartnummer. Vul dit kaartnummer precies zoals aangegeven bij gebruikersbeheer in.

U kunt tevens een afbeelding van de handtekening van de kaarthouder uploaden (Zie ook "Het handtekeningformulier").

Tekenlijnen.

Tue, 09 Feb 2010 11:00:00 GMT

Tekenlijnen kunnen worden gebruikt om houders van een MayaBase Authenticard te laten tekenen voor financiële of budgetaire handelingen. CapEx Web Second Edition kent 7 tekenmomenten. U kunt aan elk van deze momenten een lijst met ondertekenaars toevoegen. U kunt hier kiezen voor personen of voor functies. In het laatste geval dient u in gebruikersbeheer aan minimaal één kaarthouder de betreffende functie toe te kennen. Indien uw CapEx Web meerdere budgetontvangers (filialen, afdelingen, bedrijven) bevat moet elk van deze budgetontvangers waarvoor deze tekenlijn van toepassing is de betreffende functionaris bevatten.

Indien de functionaris op het monent dat de tekenlijn wordt uitgevoerd niet is gekoppeld aan een kaarthouder zal deze niet in de tekensequentie worden opgenomen.

Documenten inzien.

Tue, 09 Feb 2010 11:00:00 GMT

Bestaande bestanden bevinden zich in gecodeerde vorm in het databasesysteem.

U kunt documenten bekijken door middel van de optie Manage Documents.

De verschillende soorten Investeringsaanvragen.

Tue, 09 Feb 2010 11:00:00 GMT

CapExWeb kent drie verschillende typen investeringsaanvragen:

Een investment request.

Een investmentrequest is een enkele op zich zelf staande aanvraag. Dit type aanvraag zal één leveracier kunnen hebben. Voor deze aanvraag zal uiteindelijk ook maar één orderformulier worden gemaakt. Deze aanvraag ligt grotendeels vast op het moment van de aanvrag. Uiteraard is het mogelijk om het bedrag uit een Unforseen te verhogen mocht dit nodig blijken.

Een unforseen request.

Een Unforseen request vormt een aanvraag van een budgetbedrag. Een unforseen request kan niet worden ge-ordered. De maximale status voor een unforseen request is Commited. Van hier uit kunnen investmentrequests worden gemaakt. Deze investmentrequests zullen dezelfde status ontvangen als het unforseen request waaruit ze gemaakt zijn. Dit zorgt ervoor dat ook deze bedragen elk signmoment doorlopen. Tijdens ondertekening is voor de ondertekenaar duidelijk te herkennen dat het hierbij niet om een gespecificeerde aanvraag maar om een unforseen request gaat.

Een investmentproject.

Een Investmentproject vormt een tussenvorm tussen een investmentrequest en een unforseen request. Een investmentproject kan bepaalde eigenschappen bevatten die automatisch en onveranderlijk zullen worden toegekend aan de investmetrequests die uit dit project zullen worden gemaakt. Uiteraard is ook deze request-vorm voor de ondertekenaar duidelijk als zodanig te herkennen.

Request. De eerste beoordeling.

Wed, 10 Feb 2010 21:21:00 GMT

Voorbereide investeringsaanvragen kunnen worden beoordeeld, afgewezen (Rejected), of voorgelegd voor een eerste beoordeling (zie : Validate).
Afgewezen investeringsaanvragen kunnen dan worden aangepast en vervolgens opnieuw worden aangeboden, of uit het systeem worden verwijderd.